Varovanje osebnih podatkov

Varovanje osebnih podatkov

VARSTVO OSEBNIH PODATKOV IN PRAVILA O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV V PODJETJU MANA d.o.o.

 

1. Varstvo osebnih podatkov in pravila obdelave

Namen varstva osebnih podatkov je seznanitev naročnikov in potnikov in drugih oseb (v nadaljevanju posamezniki) z nameni in podlago obdelave osebnih podatkov s strani podjetja MANA d.o.o. (v nadaljevanju: MANA) ter pravicami posameznikov na tem področju. 

Ta pravila opisujejo načine, vrsto, obseg in namene obdelave osebnih podatkov v podjetju MANA. Veljajo za vse storitve, razen za tiste, za katere MANA sprejme in objavi posebna pravila obdelave osebnih podatkov.

 

2. Upravljavec in pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Upravljavec osebnih podatkov posameznikov, je MANA d.o.o., GERMOVA ULICA 4, 8000 NOVO MESTO, ki podatke obdeluje skladno z Uredbo (EU) 2016/679. V podjetju je imenovana pooblaščena oseba za varstvo podatkov, ki je dosegljiva na elektronskem naslovu #EM#696f646c4468676969277962#EM#. 

 

3. Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov 

3.1 Obdelava na podlagi pogodbe:

MANA obdeluje osebne podatke posameznikov za izpolnjevanje svojih obveznosti iz pogodbenega razmerja za storitve organizacije potovanj, ali druge storitve, dogovorjene med pogodbenimi strankami. V okviru uveljavljanja pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti MANA obdeluje osebne podatke posameznikov za naslednje namene: 

•identifikacija posameznika; 

•priprava ponudbe in sklenitev pogodbe; 

•pri opravljanju storitve lahko MANA posreduje podatke drugim pogodbenim partnerjem (npr. partnerskim agencijam, hotelom, letalskim družbam, prevoznikom, itd.), tudi v tretjih državah, če je to neizogibno potrebno za izvedbo pogodbenega razmerja;

•pošiljanje obvestil posameznikom v zvezi z izvajanjem pogodbenega ali drugega razmerja; 

•obveščanje o spremembi zakonodaje na določenem področju ali spremembi prodajnih pogojev; 

•zaračunavanje storitev; 

•reševanje ugovorov ali reklamacij posameznikov; 

•izvajanje morebitnih postopkov izterjave, prodaja terjatev; 

•za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med MANO in posameznikom. 

V obsegu, nujno potrebnem za preverjanje pristnosti in identifikacijo transakcij, MANA obdeluje podatke tudi za potrebe obračuna provizij zaposlenim in poslovnim partnerjem, ki prodajajo storitve posameznikom, ter opredelitev njihove učinkovitosti ter pripravo poročil in planiranje nadaljnjih prodajnih aktivnosti. 

Za potrebe izvajanja storitev organizacije potovanj ter z njimi povezanih storitev, ali drugih storitev, ki jih je naročil posameznik, MANA obdeluje vse podatke, ki so za to potrebni. Sem sodijo zlasti, a ne izključno: naziv, ime, priimek, spol, rojstni datum, naslov, kraj, država, regija, telefonska št., mobilna tel. št., faks, e-naslov, pošta, državljanstvo, številka osebne izkaznice in/ali številka potnega. 

 

3.2 Obdelava na podlagi zakona:

MANA obdeluje osebne podatke posameznikov za namene sklepanja, izvajanja, spremljanja zaračunavanje in prekinitev pogodbe organizacije potovanj, ali drugih storitev. MANA te podatke posreduje tudi drugim poslovnim partnerjem, policiji ali drugim pristojnim organom, če tako predvideva zakon. Iz vsakokrat veljavne zakonodaje lahko izhajajo tudi drugi nameni obdelave. 

 

3.3 Obdelava na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva MANA:

MANA lahko podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar se podatki nanašajo na otroka. 

Za potrebe neposrednega trženja lahko tudi brez privolitve oblikuje profile posameznikov na podlagi osnovnih informacij o izbranih produktih, kot so npr. vrsta ali karakteristike izbranega produkta. Posameznik lahko navedeni obdelavi ugovarja v skladu z 6. točko.

Na podlagi zakonitega interesa lahko MANA posameznike kontaktira za namene izboljšave storitev ali za potrebe ugotavljanja njihovega zadovoljstva s storitvami, tudi v primerih, ko to ni nujno potrebno za izvajanje pogodbe. 

MANA ima zakonit interes podatke do preteka zakonitega roka hrambe, hraniti in nadalje uporabljati za analize in raziskave za potrebe trženja, poslovnega načrtovanja in podobno. 

 

3.4 Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov:

Obdelava podatkov lahko temelji na soglasju, ki ga MANA pridobi od posameznika. Soglasje se lahko na primer nanaša na obveščanje o ponudbi in storitvah, pripravo ponudbe prilagojene posameznikovim potrošniškim navadam, ali opravljanje storitev z dodano vrednostjo. Obveščanje se izvaja prek kanalov, ki jih je v soglasju izbral posameznik. Obveščanje z uporabo e-poštnega naslova lahko vključuje posredovanje e-poštnega naslova zunanjemu obdelovalcu z namenom prikaza oglasnih sporočil podjetja MANA med brskanjem na spletu.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko svoje soglasje kadarkoli umakne oziroma spremeni na enak način, kot je bilo soglasje dano ali na drug način, kot ga opredeli MANA, pri čemer si pridržuje pravico do identifikacije stranke. Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi soglasja in ne na podatke, katerih obdelava se izvaja na podlagi druge zakonite podlage. Veljavno je zadnje podano soglasje posameznika. Možnost preklica soglasja na predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika z podjetjem MANA. Soglasje lahko da tudi eden od staršev, rejnik ali skrbnik za mladoletnega otroka, ki skladno z veljavno zakonodajo soglasja ne more podati sam. Takšno soglasje bo veljalo dokler ga eden od staršev, rejnik ali skrbnik oziroma otrok sam, ko skladno z veljavno zakonodajo to pravico pridobi, ne prekliče ali spremeni. 

Kjer soglasje vključuje neposredno trženje na podlagi posameznikovega profila, lahko MANA izvaja profiliranje posameznika na podlagi naročenih storitev, dejansko izvedenih storitev in drugih podatkov, ki jih je MANA na podlagi soglasja zbrala o posamezniku. Profiliranje lahko ima za posledico ponudbo, oziroma informacijo o ponudbi podjetja MANA, ki je prilagojena posamezniku, vendar za posameznika v nobenem primeru ne ustvarja pravnih obveznosti. Profiliranje za potrebe neposrednega trženja lahko vključuje tudi uporabo rojstnega datuma. 

 

4. Posredovanje podatkov tretjim osebam ter posredovanje podatkov v tretje države (države, ki niso članice Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora)

MANA lahko, če je to skladno z namenom, s katerim se osebni podatki obdelujejo po pravu EU in slovenskih predpisih, posreduje osebne podatke o posameznikih: 

•fizičnim in pravnim osebam, ki so MANINI pogodbeni partnerji in za MANO izvajajo posamezne storitve z namenom izvrševanja pogodbenega razmerja med MANO in posameznikom (npr. partnerskim agencijam, hotelom, letalskim družbam, prevoznikom, itd.);

•državnim organom tretjih držav

•fizičnim in pravnim osebam, ki so MANINI pogodbeni partnerji in za MANO izvajajo naloge obdelave, kot so na primer priprava in pošiljanje računov ali podatkovna analitika, vzdrževanje in razvoj omrežja in storitev, vključno s programsko opremo, kadar te naloge v potrebnem obsegu vključujejo obdelavo osebnih podatkov; 

•fizičnim in pravnim osebam, ki za MANO opravljajo storitve prodaje in trženja, vključno s prodajo in trženjem na terenu, ali sodelujejo z MANO na področju trženja in prodaje lastnih storitev, ali storitev tretjih oseb. 

Posredovanje podatkov v tretje države se zagotavlja v skladu z zakonskimi podlagami za iznos podatkov v tretje države, ki jih predpisujejo pravo EU ter veljavni slovenski predpisi. 

 

5. Rok hrambe osebnih podatkov 

MANA podatke iz hrani še pet let po njegovem prenehanju, oziroma do poplačila terjatve. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost. 

Osebne podatke, ki jih MANA hrani na podlagi soglasja posameznika in obdeluje za namene trženja, MANA hrani do preklica ali roka, ki je določen z zakonom.

 

6. Pravice posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov 

MANA zagotavlja posameznikom uresničevanje njihovih pravic v enem mesecu po prejemu zahteve. MANA lahko rok za uresničevanje pravic posameznika podaljša za največ dva dodatna meseca. V primeru podaljšanja roka, o vsakem takem podaljšanju MANA obvesti posameznika v enem mesecu od prejema zahtevka, skupaj z razlogi za zamudo. 

MANA sprejema zahteve v zvezi s pravicami posameznika na elektronski naslov #EM#696f646c4468676969277962#EM# ali po pošti na naslov MANA d.o.o., GERMOVA ULICA 4, 8000 NOVO MESTO, p.p.292. 

Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, se informacije zagotovijo z elektronskimi sredstvi. 

Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko MANA zahteva zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 

Posameznik, ima pravico do ene (brezplačne) kopije osebnih podatkov v elektronski ali tiskani obliki, za dodatne kopije, lahko MANA zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov priprave.

Posameznikom omogoča MANA naslednje v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov: 

 

6.1 Pravica do dostopa do podatkov 

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od podjetja MANA dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in dodatnih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, kamor sodijo:

•nameni obdelave; 

•vrste osebnih podatkov; 

•uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki; 

•kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja; 

•obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek, izbris ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi; 

•kadar osebni podatki niso zbrani od posameznika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom; 

•obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika. 

Na podlagi zahteve posameznika podjetje MANA zagotovi kopijo njegovih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Za dodatne kopije podatkov, ki jih zahteva posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko MANA zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov. 

 

6.2 Pravica do popravka

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da MANA brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. 

 

6.3 Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da MANA izbriše osebne podatke v zvezi z njim. MANA ima obveznost osebne podatke izbrisati: 

•kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani; 

•kadar posameznik prekliče privolitev, ki je podlaga za obdelavo podatkov, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga; 

•kadar posameznik ugovarja obdelavi na podlagi zakonitega interesa, pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi; 

•kadar posameznik ugovarja obdelavi za potrebe neposrednega trženja; 

•kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom; 

•kadar gre za podatke, nepravilno zbrane od mladoletne osebe za uporabo storitev informacijske družbe, ki skladno z veljavno zakonodajo takšnih podatkov ne more dati. 

 

6.4 Pravica do omejitve obdelave 

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da MANA omeji obdelavo, kadar: 

•posameznik oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov; 

•je obdelava nezakonita in posameznik nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe; 

•MANA osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; 

•je posameznik vložil ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 

 

6.5 Pravica do prenosljivosti podatkov 

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posedovala MANA, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu. 

 

6.6 Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov, če ta temelji na zakonitih interesih, za katere si prizadeva MANA ali tretja oseba. V tem primeru MANA preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. 

Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, ima posameznik pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim za namene takega trženja, vključno s profiliranjem, kolikor je povezano s takim neposrednim trženjem. Kolikor neposredno trženje temelji na privolitvi, se pravica do ugovora lahko izvede s preklicem dane osebne privolitve. 

 

7. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov 

Vsak posameznik ima pravico do pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov. Posameznik lahko morebitno pritožbo, pošlje na elektronski naslov #EM#696f646c4468676969277962#EM# ali po pošti na naslov MANA d.o.o., GERMOVA ULICA 4, 8000 NOVO MESTO. Prav tako ima vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico, da vloži pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu. 

 

8. Veljavnost 

Določila pričnejo veljati 25. 5. 2018.